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会务工作中应把握的几个问题

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发表于 2014-12-11 10:52:42 | 显示全部楼层 |阅读模式

会务,是会议事务性工作的简称。目前,召开会议已成为城市、城市各部门之间交流沟通的重要手段之一,会务工作已成为接待工作的一项重要任务。一次成功会议的举办,不仅能够体现一个城市组织、运行能力,增强投资者信心,更在一定程度上体现了接待团队的整体素质。我结合自身工作实践,就会务工作谈几点体会。

一、既要按分工办事,又要积极主动揽事。做会务工作,不怕工作紧张,就怕打乱仗。作为会务工作的组织者,首要的是搞好统筹协调,区分任务,明确职责,做到“三个知道”即:要知道自己该干什么、要知道别人在干什么、要知道下步应干什么。如果分工不明确,职责不清,会务工作就会乱套、出错。每一个会务工作人员,都应按照分工履行职责,保质保量地完成应干的事项。会务工作全面展开后,有些“结合部”的工作很难界定该谁干,这些突击性任务和临时性工作,很难事前安排,需要临时抽调人手去完成,如果本位观念严重,抱有事不关己、高高挂起,干的越多,出差错的概率就越大的观念,这类工作就容易挂空档。因此,会务工作人员还应具有积极主动揽事干的精神。另外,有些领导直接交办的,或者与会代表请求办理的事项,不一定是按正常分工和正常渠道下达的,如果借口自己不分管而接收不愉快,或办理不积极,都会造成误时误事,影响会务保障的质量,影响整个团队的荣誉。所以,做好会务工作,要具有积极主动的精神。分配的任务快速优质地干,“结合部”的工作主动干,临时性的工作抢着干,遇到困难和矛盾积极主动地克服,发现别人的差错和问题积极弥补。

二、既要埋头抓具体,又要抬头观全局。会务工作大都是一些事务性的工作,所以,作为会务的组织筹办者一定要有不嫌其小、不厌其碎、一抓到底、步步到位的工作作风。具体事情到了自己的手里,就要落地有声,当“主攻手”,不当“二传手”。在此基础上,还要统揽全局,对会议里里外外的、上上下下的事情,力争做到多了解、多掌握,这一点,对于主管会务组织的部门和人员,最为重要。不论分在哪一组,负责哪一项工作,对会议的总体安排,具体进程,每一阶段的重点,变动了的内容以及筹备工作的基本情况等,都应心中有数,经得起领导和与会代表的询问,这样,才能变被动为主动。

三、既要紧张快干,又要严谨细致。会务工作是一项突击性很强的临时工作。会务工作者应该具备紧张快干,雷厉风行的作风,要有不怕辛劳、连续作战的精神,对自己分管的工作,已经明确的,不等不拖,尽量往前赶。有时为了争取时间和主动,宁可不吃、不喝、不睡,也不能耽误工作,影响全局。需要提醒的是,在加班突击的过程中,一定要严谨细致,始终紧绷防错防漏这根弦,避免为了赶时间,慌乱中出错,欲速不达。

四、既要面面俱到,又要善抓关键。会务工作无小事。从事会务工作一定要考虑周到。但人的精力毕竟是有限的,对客观事物的预测也难以完全准确,再善于动脑也有想不到的地方,经验再多也有预测不到的事情,面面俱到只是一个追求的目标,一种努力的境界。因此,在力争做到全面周到的基础上,还应善于把握关键,抓住主要矛盾。对会务工作各个阶段影响和制约全面的事项,如筹备阶段的会议方案、报到之前的人员名册、报到之后的人员情况、会议之中的会场保障和领导活动、参观途中运输和现场的组织、会议结束后的返程安排等,都应做到心中有数。需要强调一点的是:如果会议中有颁奖仪式,条件和时间允许的情况下应提前进行领奖人员彩排,并在前排按次序就坐。

五、既要努力把事情办好,又要勤俭持家。会务工作离不开花钱,为了把事情办好,该花的钱要舍得花,为了保证效果,不能因计较经济损失而造成大的政治损失。比如:发现有差错的文件和材料,只要时间允许就重印,不能怕花钱、怕费事儿发下去凑合着看。但在努力把事情办好的前提下,要坚持勤俭节约。安排食宿、购买物品、礼品都应精打细算,力争少花钱,多办事。实践证明,会务工作人员勤俭节约的观念强,“小算盘”拨弄的勤,有很多钱是可以省下的。比如:报到有先有后,离会有早有晚,只有科学安排,报到分前后,按需要预留房间,报到后和会议期间人员未到或离会立即退房,仅此一项,每次就可节省一笔可观的食宿费。另外,在使用会议室和租车上,只要精于算账和安排,也可以将其变为经费的节省点。总之,做会务工作要有经济头脑,善于算经济账,既要把会务办好,又要节省、用好有限的经费。(

努力,太阳每天都是新的。
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发表于 2019-9-30 11:52:58 | 显示全部楼层
会务工作的几点总结有帮助
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