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值班工作的“时”“度”“效”

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发表于 2015-9-19 17:20:52 | 显示全部楼层 |阅读模式
  值班工作是机关一项重要的日常性和基础性工作,在保障政务、抓好事务、做好服务,确保机关工作高效有序运行方面发挥着重要作用。同时,值班工作“重、苦、 杂、难”的特点也十分突出,天天不断线,常年如一日。要在事务多、人手紧、任务重的情况下做好这项工作,就必须在“时”“度”“效”上下功夫。
  “时”,就是要找准最佳时机。处理问题要有精准的时间概念,既不滞后也不超前。
  首先,对上级机关和单位领导作出的决策、部署的工作,要雷厉风行、紧抓快办,做到“案无积卷、事不过夜”。比如,领导确定要外出调研,就必须马上协调联系相关部门和人员,立刻着手准备调研方案;领导要求传达重要文件和指示,就必须第一时间传达并及时收集反馈意见。
  其次,对有时间节点要求的工作,要时刻关注,及时沟通,确保在规定期限内完成。比如,外单位请我部领导参会,会议时间确定后,最晚应在开会前一天明确参会 领导、随行人员、出行方式、汇报材料等相关信息,并给对方反馈;如果通知来得比较急,而有关领导又因工作原因未能及时批复,需立刻向办公室主任汇报,同时 以电话或短信的方式请示领导,务必在规定时间内得到领导意见并及时反馈。
  最后,不是所有的事情都完成得越早越好,要具体情况具体分析。比如,会议通知来得早,领导批复也出得早,但是距会议活动开始还有一段时间,这时就没必要马上反馈。因为领导公务繁忙,行程也可能随时变化,不如暂时压几天,看看情况,如果没新的变化,临近会议再反馈。
  “度”,就是要掌握分寸火候。值班工作内容多、范围广、头绪杂、任务急,处理起来不能千篇一律,必须因人而异、因事而异。
  一方面,要站在全局的高度,权衡轻重缓急,抓大事不放,抓急事先办。以信访为例,正常情况下,牵涉面广、影响力大的事件,应书面报请主管领导批示,再通知 相关处室或单位,按批示要求在规定期限内甚至更短时间内书面反馈。紧急情况下可直接找主管领导汇报请示,特事特办。有一次,报纸上刊登了一则疑似占用公共 绿地违章建豪宅的新闻,在群众中造成极大影响。电视台也已派出记者暗访并录制完节目,准备当晚在电视上播出。其实这是三家单位合建的经适房小区,有政府的 正规批文。得知此消息后,三个单位的部门领导下午三点直接到我部协调此事。按惯例,联系新闻媒体只需我部新闻处出面即可,而此时新闻处处级以上干部全部出 去开会,无人接待。因时间紧迫、影响重大,我只能按紧急程序处理,先将他们安顿在值班室,听他们简要介绍事情的经过,然后拿着有关材料直接去主管副部长办 公室门前等。20分钟后,主管副部长开完会回来,我立刻找他汇报此事,他听完我的简介,又看完材料,便让我请几位客人来他办公室商谈。十分钟后商谈完毕, 几位客人达到此行目的,专程来值班室表示感谢。
  另一方面,对每一项任务,每一个要求,要处理得既精准又合理,既不能“慢”也不能“惯”,也就是既不能推脱搪塞,也不能有求必应。比如,外单位来我部开会 或送文件,必须通过值班人员向市委市政府保卫处报车号,否则车辆无法进院。按规定只有公车才能报车号,但有时会有领导开私车来我部调研或商讨工作;还有些 远郊区县的单位来开会或办事,刚好赶上单位公车限行,也会偶尔开私车来。遇到这些情况,就不能采用“一刀切”的方式,而应跟保卫处沟通协调,申请特批进 院。但这种灵活性要建立在严格遵守车辆管理各项规章制度的基础之上,除了要详细说明车辆人员信息、接待部门名称和进院出院时间外,还要单独备案、单独报 批,以保证绝对可靠和安全。并且这种灵活性不能被无限制地放大,不能什么车来了都让进,或是为了照顾熟人面子,编个理由把私车当成公车放进来,这样不仅会 让自己疲于应对、工作被动,还有可能造成极大的安全隐患。
  “效”,就是要取得显著成效。做一件事的最终目的是要取得预期成效,不然就是徒劳无功。达到这个目的要靠两点。
  一是严格执行各项规章制度和流程。比如,信访工作的最终目的是缓解矛盾,化解冲突,并尽可能解决问题。首先也是应该严格按照相应条例和程序,对来访事件进 行登记、告知、受理、办理、复查与复核、督办、立卷归档,对处理过程中明显不符合条例规定的现象(如越级上访、重复上访)不予受理,并依据条例给出明确解 释,对办理过程的最新进展也应时刻关注,以便随时应对来访人的查询。
  二是讲究工作方法和沟通艺术。比如,处理会议活动通知,最终目的是按要求在规定时间内请我部相应级别、主管相应业务的领导参加。按照处理流程逐级报领导审 批后,如果主管领导能参加,那就直接反馈;如主管领导因时间冲突不能参加,则要根据实际情况请同级别的领导或是相应的业务处室参加;如果主管领导认为此项 工作虽与我部职能有关,但无须派人参会,只需工作对接即可,此时跟对方反馈就不要原封不动地转达领导的原话,而应该说领导有别的工作安排,有什么需要可随 时来函联系,我部会尽力协助,这样既实现了领导意图,又给了对方应有的尊重。

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