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新媒体环境下秘书如何做好信息服务

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发表于 2016-4-27 06:31:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
  在信息传播高速快捷的今天,为领导者提供准确、及时、全面的信息服务, 是领导者做出正确决策的重要保证。如果将错误、片面、迟报的信息提供给领导, 则可能导致领导者产生错误的判断, 以致做出错误的决策, 造成重大的损失。秘书作为领导的参谋和助手, 肩负着为领导提供信息服务的重任。可以说, 做好信息工作是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。此外, 秘书努力向外界传递领导正面的、积极的信息, 也有助于塑造领导良好形象、树立领导威信。因此, 秘书应将信息视为一种重要资源, 充分利用各种方式努力开发, 潜心挖掘,确保获取有价值的信息, 从而让自己成为一名信息灵通、应对自如、有所作为的得力助手。随着互联网、微博、微信、论坛、贴吧等新媒体形式的出现, 报纸、电视、广播等传统媒体的信息收集手段已不能满足工作的需要, 秘书只有努力培养新媒体环境下收集信息的能力, 才能从各种媒体零散杂乱的信息中挖掘出带有规律性的信息, 从表面信息中发现本质性信息, 从已知信息中推导出未知的信息, 从而实现信息的最大增值, 为领导提供更有效的信息服务。
  一、充分认识新媒体环境下的信息传播特点
  1.在新媒体环境下, 信息受众从单一接受转变为互动分享。报纸、电视、广播等传统媒体传播的信息是单向的, 受众的接受是被动的;而在新媒体环境下, 受众不仅是信息的接收者, 同时也是信息的传播者, 他们根据自己的喜好吸收、加工、扩散各种信息。网络里的论坛社区、微博贴吧、视频网站不计其数, 借助互动平台, 人们不仅可以阅读各种信息, 还可以发表自己的见解, 甚至可以对相关信息资源作补充共享, 并融入自己的观点, 向另一个群体传播。
  2.信息传播速度更快捷、覆盖面更广。由于信息载体多种多样, 自媒体快速增加, 传播渠道多元化,一条信息可在几分钟内传遍全球。
  3.公众观点易受“意见领袖” 引导。虽然新媒体时代每个人都可以成为信息的制造者, 但由于普通人信息有限, 对话题发声的影响力不容易引起共鸣; 而“大微” 和“意见领袖” 通过对信息特殊的加工、运用煽动性语言, 甚至制造耸人听闻的谣言来引起公众围观, 如网络上红极一时的薛蛮子、秦火火都给社会公众带来非常不良的影响, 最终受到法律的制裁。数量众多的网民常常以“意见领袖” 的观点来代替自己的观点, 这些经过网民汇集起来的意见, 往往容易引起社会各阶层的关注。
  面对新媒体的复杂性、多变性,秘书人员只有充分掌握新媒体环境下信息传播的特点, 才能及时、高效、准确地获取与自己业务相关的信息资源, 又快又准地向领导提供决策信息, 从而及早对不利的舆情进行危机公关, 避免出现被动局面。
  二、新媒体环境下秘书信息服务的策略
  1.积累并传递领导的正面信息能量。鉴于新媒体的广泛性和快捷性特点, 秘书人员应在日常生活、工作中尽力积累领导的形象能量, 传递正面信息, 并及时消解不利舆情。
  领导干部的形象是在日常工作、生活中树立起来的, 当然这个形象和领导干部个人的实际言行与道德生态密不可分。秘书作为接近领导的服务人员, 在服务领导的过程中, 大量的工作应在幕后完成, 避免过度服务, 应该让领导在公众面前树立工作深入、生活朴实和廉洁自律的形象。在党的群众路线教育实践活动中, 发现有些领导干部工作中由秘书人员打伞、端水杯、提包等, 这让公众看到的是一个“老爷” 形象,而不是人民公仆的形象; 有些领导干部在汇报工作时照本宣科, 甚至念报告稿还很不流畅, 一看便知那是由秘书代劳的。这些信息一旦在公众中传递, 就会大大损害领导的形象, 以至影响领导的威信。为避免这种情况的出现, 秘书人员应着力塑造、传递领导干部正面的信息能量。如在公众面前, 不提供过多服务, 让领导干部给群众留下亲力亲为、勤政为民的印象; 在拟写报告稿时,应尽早提醒领导熟悉稿件内容, 一些重要数据最好能背下来。同时, 在日常生活中, 秘书要有意识拓宽人脉资源, 在有意无意间收集周边及下属单位关于领导干部的各种信息, 并委婉地告知领导本人加以注意, 以不断积累正面的信息能量。
  2.强化媒介素养, 及时消解不利舆情。领导干部常常由于身份原因, 不便主动与媒体接触,特别是在新媒体时代, 领导更是没有时间与意见领袖、网络大微们深入沟通交流。如果出现了不利舆情, 领导干部无法在合适的机会、合适的场合应对媒体的拷问, 任由小道消息占据主流信息通道, 那就会招致更大的危机。在这种情况下,秘书人员应将与媒体沟通、传递真实信息作为自己的一项重要工作。通常领导在出台一项重大决策, 或决定建设一个项目前, 会提前释放一些信息。为确保领导的决策与主流民意相符, 秘书就应该通过多种渠道及时、有效地从各种媒体的“意见领袖”、网络“大微” 中搜集相关舆论信息反馈给领导; 同时, 秘书在与媒体人员沟通时,应将正面、有利的信息巧妙设置成为媒体关注的议题, 从而引导媒体按领导的意图加以传播, 避免因“封堵” 信息造成媒体的反感。
  3.活用传统媒体和新媒体的优势, 整合信息资源。新媒体虽然有传播快速、辐射广泛的优点,但其汇聚的信息往往源头难找、杂乱无序, 因此
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的信息,或制定政策, 或了解掌握情况。如果信息得不到利用或者利用价值较低, 那么围绕信息的一切工作都毫无意义。
  第三步, 加强信息反馈。所谓信息反馈, 就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来, 并对信息的再输出发生影响的过程。通过信息反馈, 就可以知道目前决策产生的结果是否令人满意。因此, 反馈信息对于决策十分重要。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度, 是对决策不断修正、不断调整, 使之符合客观实际的主要依据。

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