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评改一份复函

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发表于 2016-5-2 14:47:46 | 显示全部楼层 |阅读模式
  关于催要“分度头” 的函
  黄河金属加工厂:
  你们今年5月20日来函催要铣床所用“分度头” 一事已收讫, 内情尽知。情况是这样的: 上次你厂买我厂生产的铣床配件“分度头” 一事,交来10 件的钱、我厂开了10 件的发票, 发了10件的货, 你们却说少了1 件, 只收到9 件, 我们销售科查了查所有单据, 没出错, 没我厂责任。别不多谈, 就此搁笔。
  XX机床附件厂(印章)
  2013年6月15日
  根据《党政机关公文处理工作条例》规定,函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。从行文方向划分, 有发函和复函之分, 主动制发的函为发函,回复对方的函称为复函。本文属于复函。复函有批答函和答复函两种, 用于答复审批事项的函叫批答函, 用于回答询问或商洽事宜的函叫答复函。本文是用于答复对方商洽的事宜———补发丢失的货物, 所以是答复函。复函正文结构一般采用三段式写法, 第一段引述来文; 第二段, 对来函商洽联系的事宜做出具体答复; 第三段是结束语,常常采用“特此函复” “此复” 等专用语。
  写作复函要注意三点:
  首先, 答复要有针对性, 问什么答什么, 忌东拉西扯。
  其次, 答复问题要明确、透彻, 忌含混不清。
  最后, 语言要礼貌得体, 忌生硬、粗暴。
  原文在写作上存在诸多不规范问题, 现评析如下:
  一、标题概括不准
  原标题由事由+文种构成。首先, 事由概括不准。按原标题理解, 此文的行文目的是向对方追讨“分度头”。其实此文的行文目的是回答能否赔偿所丢失物品“分度头”, 不是追讨“分度头”,所以标题应为“关于‘分度头’ 丢失问题的复函”, 或者“关于追讨‘分度头’ 的复函”。其次,文种应为“复函”。
  二、引述来文不当
  公文写作具有程式性, 要按约定俗成的规范来写。复函第一段往往要引述来文, 说明函复对象, 即复函是回复哪一份来函的。引述来文时,应先引来函标题, 后引发文字号, 如“贵公司《关于XXXXXX 问题的函》(XX 文号) 收悉, 现函复如下”。而原文引述来文, 仅仅引了日期, 未采用约定俗成的做法, 表达不够明确。如果发文单位同一天发来两篇函件, 就指代不清了。
  三、语言不当
  (一) 语言生硬, 且缺乏说服力
  原文行文的目的, 一方面是要答复货物丢失非我方责任, 不能赔偿; 另一方面是要维护好双方良好的合作关系。所以在具体答复时, 语言一定要礼貌得体、合情合理、有说服力, 而不是一味推卸责任。原文在缺乏足够证据证明非自身责任的情况下, 一口咬定“没出错, 没我厂责任” ,责任一定出在对方, 给对方的感觉是强词夺理、推卸责任, 不是真心实意想解决问题。所以, 在答复说理时, 语言表达不能绝对化, 说话要留有余地, 语气要谦和、委婉、诚恳。
  (二) 口语化现象严重
  公文具有庄重性, 因此要求使用书面语, 不能随意使用口语。原文篇幅不长, 但是多处出现口语词。如标题中的“催要”, 正文中的“上次你厂买我厂生产的铣床配件‘分度头’ 一事, 交来10 件的钱、我厂开了10 件的发票, 发了10 件的货, 你们却说少了1 件, 只收到9
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数量无误。货物丢失是否出在运输、拆封等环节, 请贵厂迅速查明原因, 明确责任主体, 尽快找到丢失货物。如确有证据表明是我厂责任, 我厂愿意赔偿相应损失。
  特此函复
  XX机床附件厂(印章)
  2013年6月15日

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发表于 2018-5-3 17:29:29 | 显示全部楼层
学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习学习
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发表于 2019-9-28 22:50:52 | 显示全部楼层
收集材料学习
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